Un presupuesto (o factura proforma) en Word bien hecho reduce discusiones después. No sustituye la factura cuando corresponda emitirla, pero fija alcance, precio, plazos y condiciones de aceptación. Para pymes y autónomos en España, un documento claro evita “yo entendí otra cosa” cuando el trabajo ya está a medias.
En el catálogo encontrarás propuestas y modelos relacionados (por ejemplo presupuestos de obra o comunidad). Explora plantillas Word y las guías para completar el flujo documental.
Presupuesto, proforma y factura: no son lo mismo
- Presupuesto / oferta: propuesta comercial con partidas y validez.
- Factura proforma: a menudo se usa como anticipo informativo o detalle previo; no es factura fiscal.
- Factura: documento fiscal cuando procede según tu actividad y régimen.
Si el cliente pide “proforma para pagar una señal”, aclara por escrito qué ocurre si se cancela y cómo se emitirá la factura definitiva.
Bloques recomendados en Word
- datos del emisor (nombre/razón social, NIF/NIE, dirección, contacto),
- datos del cliente,
- número de presupuesto y fecha,
- descripción de partidas / horas / materiales,
- base imponible, impuestos si aplican, total,
- plazo de validez,
- plazo de ejecución y forma de pago,
- forma de aceptación (firma / email de OK),
- exclusiones (qué no está incluido).
Numera presupuestos (PRES-2026-015). Si el trabajo cambia, emite revisión (R1, R2) en lugar de reescribir sin rastro.
Cómo redactar partidas que se entiendan
Evita líneas vagas (“trabajos varios”). Detalla unidad, cantidad y precio. Si cobras por horas, indica tarifa y estimación; si es cerrado, define entregables. Separar “opcional” de “incluido” reduce ampliaciones no pagadas.
Para reformas o comunidades, puedes inspirarte en estructuras de presupuesto de reforma o obra en comunidad, adaptando partidas a tu oficio.
Impuestos y totales
Indica si los precios son con IVA incluido o no. Si estás en un régimen específico, no improvises el texto fiscal: alinea con tu asesor. El presupuesto puede mostrar IVA desglosado aunque aún no emitas factura.
Validez, aceptación y cambios
- Pon fecha de caducidad (p. ej. 15 o 30 días).
- Explica cómo se acepta (firma, email, señal).
- Define qué pasa si el cliente cambia el alcance.
- Guarda PDF del presupuesto aceptado junto al hilo de correo.
Errores que generan conflictos
- totales que no cuadran con las partidas,
- no indicar validez (el precio “vive” meses),
- olvidar exclusiones (licencias, desplazamientos, materiales del cliente),
- empezar el trabajo sin aceptación escrita,
- confundir proforma con factura ante Hacienda o ante el cliente.
Flujo recomendado
Borrador en Word → PDF al cliente → aceptación → anticipo si aplica → trabajo → factura. Mantén la misma numeración lógica entre presupuesto y factura para poder rastrear. Si trabajas con comunidades de vecinos, revisa también las plantillas de comunidad de vecinos.
Un buen presupuesto no es adorno: es el contrato comercial mínimo antes de facturar. Usa plantillas, personaliza partidas y archiva versiones; el yo-después te lo agradecerá.
Ejemplo de cláusula corta de aceptación
«La aceptación de este presupuesto (firma o email de conformidad) implica el encargo de las partidas listadas al precio indicado. Cualquier ampliación requerirá presupuesto revisado.» Adáptala a tu sector y a tu asesoramiento.
Guarda la aceptación junto al presupuesto numerado. Si el proyecto dura meses, esa pareja de archivos evita discusiones sobre el alcance inicial.
Anticipos y cancelaciones
Si pides señal, especifica porcentaje, plazo y si es a cuenta del total. Define cancelación: ¿se retiene la señal? ¿parcial? Sin esas líneas, el conflicto es previsible. Luego alinea la factura fiscal con lo cobrado.
Revisa números en voz alta antes de enviar: partidas, IVA y total. Un error aritmético destruye más confianza que un retraso de un día.
Cuando el cliente acepte, congela esa versión en PDF. Los cambios posteriores van en un presupuesto nuevo numerado, no en un “editar y ya”.